「経費で処理したいのに、領収書をもらい忘れた…」
「財布に入れていたはずのレシートがない！」
個人事業主なら誰しも一度はハッとする瞬間ではないでしょうか。
領収書がない支払いは、経費計上を諦めるしかないのでしょうか？
もし、そのまま税務調査が来たら…？
この記事では領収書がない場合の具体的な代替書類から、万が一の税務調査で経費として認めてもらうための対処法まで、あなたの不安を解消する知識を分かりやすく解説します。
個人事業主の領収書、「ない」場合は経費にできない？基本ルールを確認
領収書そのものがなくても、支払いの事実を客観的に証明できれば、経費として認められる可能性は十分にあります。
重視されるのは、形式としての「領収書」の有無よりも、「その支払いが、ご自身の事業のために行われた」という客観的な事実だからです。
例えば、仕事で使った書籍代のレシートをなくしてしまったとします。
しかし、クレジットカードの利用明細で「〇月〇日に△△書店で✕✕円の支払い」という事実が証明できれば、それは事業に必要な経費であったと主張できる有力な証拠になるのです。
もちろん、証明するものが何もなければ、経費として認めてもらうのは困難です。
しかし、まずは「領収書がないから即アウトではない」ということを、ぜひ覚えておいてください。
諦めずに「支払いの証拠」を探すことが、何よりも大切です。
【今すぐ確認】領収書がない場合に代わりになる書類一覧
では、具体的に何が領収書の代わりになるのでしょうか。
「ない！」と焦ってしまう前に、ご自身の身の回りをもう一度確認してみましょう。
支払いの事実を客観的に証明できるものであれば、様々なものが証拠として通用します。
- クレジットカードの利用明細書
- 銀行の振込明細書や通帳の記録
- 取引先から受け取った請求書や納品書
- 電子マネーの利用履歴
- ご自身で作成する「出金伝票」
特にクレジットカードや銀行振込といったキャッシュレス決済の履歴は、「いつ、誰に、いくら支払ったか」が明確なため、強力な証拠となります。
もし、現金で支払ってしまいレシートもない、という場合は「出金伝票」を作成するのも手段です。
日付、支払先、金額、具体的な内容（例：打ち合わせ時の茶菓子代として）をご自身で記録しておくのです。
これ単体では証拠として弱いですが、何もないより遥かに説得力が増します。
【補足】そもそも領収書が発行されない経費について
例えば、取引先関係者のご祝儀やお香典といった冠婚葬祭費は、社会通念上、領収書をいただくことが不可能な経費の典型です。
このような場合は、「結婚式の招待状」や「会葬御礼のハガキ」などを支払いの事実を裏付ける書類として保管し、合わせて出金伝票に金額や相手先を記録しておくことで、経費として認められる余地があります。
【税務調査】で領収書がない！経費として認めてもらうための対処法
もし税務調査の連絡が来てしまい、その段階で領収書がない経費が見つかった場合、より慎重な対応が求められます。
調査官に納得してもらうためには、一つの証拠だけでなく、他の記録と結びつけて、その支払いが事業に不可欠であったことを合理的に説明する必要があります。
例えば、応援で来てもらった職人さんに現金で支払った人工賃（にんくちん）の領収書がない、というケースを考えてみましょう。
その場合、ただ「支払いました」と主張するのではなく、
「この日の15,000円の経費ですが、領収書はありません。応援に来てくれた職人のBさんに、現金でお支払いしたものです。証拠として、当時現場で書き留めた手帳のメモがこちらです。『7/27 〇〇現場 Bさん応援 15,000』とあります。そして、そのメモを基に作成した出金伝票がこちらになります」
というように、まずは手元にある証拠を提示します。
さらに、「この前後の業務日報を見ていただければ、〇〇の現場がこの時期に動いており、一人では作業が間に合わなかったことがお分かりいただけるかと思います」と補足することで、手帳のメモという一つの事実を、他の記録と繋げてストーリーで説明するのです。
このように、事実を一つひとつ積み重ねて丁寧に説明する姿勢が、調査官の理解を得るための鍵となります。
もし、ご自身での説明に少しでも不安があれば、私たちのような専門家を頼ることもご検討ください。
知っておきたい追徴課税のリスクと「消費税」の注意点
最善を尽くしても経費が否認された場合のリスクと、もう一つ、所得税とは別に注意すべき点について解説します。
- 追徴課税のリスク
万が一経費が否認されると、その分だけ所得が増えるため、本来納めるべきだった税金との差額を追加で納付する必要があります。
それだけでなく、ペナルティとしての性質を持つ「過少申告加算税」や、納付が遅れたことに対する利息である「延滞税」が上乗せされる可能性があります。 - 「消費税」の注意点
所得税では経費として認められても、消費税の計算では話が別になることがあります。
原則として、インボイス（適格請求書）の要件を満たした領収書や請求書がなければ、消費税の「仕入税額控除」という処理が受けられません。
その結果、消費税の納税額が増えてしまうので注意が必要です。
（※簡易課税制度などを選択している事業者の方は、この限りではありません）
これらのリスクを理解した上で、日頃から証拠書類をきちんと保管する意識を持つことが、ご自身の事業をしっかりと守ることにつながります。
最後に、不安なあなたに伝えたい大切なこと
領収書がないという事態は、本当に肝が冷えるものです。
しかし、すぐに諦める必要はありません。
この記事でお伝えしたように、代わりになる書類を探し、誠実に対応することで、道が開ける可能性は十分にあります。
日々の取引の記録を大切にすることが、一番の節税であり、最高の防衛策です。
もし、経理のことで不安に感じたり、専門家の助けが必要だと感じたりした時は、いつでもお気軽に私たちにご相談ください。
